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Rechnungsfreigabe-Software

Eingangsrechnungen digital
prüfen, freigeben, bezahlen.

Schluss mit Rechnungen, die per E-Mail durchs Unternehmen wandern: BilanzPilot erfasst Eingangsrechnungen automatisch, verteilt sie regelbasiert an die richtigen Personen und sorgt mit Fristen, Vertretungen und Eskalationen dafür, dass nichts liegen bleibt – lückenlos dokumentiert im Audit Trail.

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So funktioniert digitale Rechnungsfreigabe

Vom Rechnungseingang zur Zahlung – ohne Reibungsverlust

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Automatisch erfassen

Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, Upload oder Scan in die zentrale Inbox. Die KI-gestützte Belegerkennung liest Lieferant, Beträge und Positionen aus – E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD werden direkt strukturiert verarbeitet.

2

Regelbasiert freigeben

Freigaberegeln nach Betrag, Lieferant oder Kategorie verteilen jeden Vorgang automatisch an die richtige Person – auch mehrstufig. Fristen und automatische Eskalationen verhindern, dass Rechnungen unbemerkt liegen bleiben.

3

Bezahlen & nachweisen

Freigegebene Rechnungen wandern direkt in den Zahlungslauf – inklusive SEPA-Stapel und Bankabgleich. Jede Entscheidung ist im Audit Trail dokumentiert: wer, wann, was, warum.

Freigabe-Inbox

Jeder sieht genau das, was er entscheiden muss

Die Freigabe-Inbox zeigt jedem Mitarbeitenden nur die eigenen offenen Vorgänge – mit Betrag, Frist, Eskalationsstatus und allen Belegen im Zugriff. Entscheidungen brauchen zwei Klicks, auch mobil.

  • Mehrstufige Freigabeketten mit Regel-Editor
  • SLA-Überwachung mit automatischer Eskalation
  • Vertretungsregeln für Urlaub & Krankheit
  • Lückenloser Audit Trail für jede Entscheidung
Rechnungsfreigabe-Software: Freigabe-Inbox mit Vorgängen, Fristen und Eskalationen
Rechnungseingang digitalisieren: Dokumenten-Inbox mit validierten Eingangsrechnungen

Rechnungseingang digitalisieren

Ein Eingang für alle Rechnungen – egal in welchem Format

PDF, Scan, Foto, XRechnung oder ZUGFeRD: Alle Eingangsrechnungen landen in einer Inbox, werden validiert und mit Status geführt. Doppelte Rechnungen erkennt BilanzPilot automatisch am Datei-Hash.

  • KI-Belegerkennung mit menschlicher Kontrolle (Review Queue)
  • Dublettenschutz & Validierung gegen Pflichtfelder
  • Revisionsorientierte Archivierung mit Originalablage

Häufige Fragen

Digitale Rechnungsfreigabe im Detail

Was ist digitale Rechnungsfreigabe?▾
Digitale Rechnungsfreigabe ersetzt den papier- oder E-Mail-basierten Umlauf von Eingangsrechnungen durch einen strukturierten Workflow: Rechnungen werden automatisch erfasst, den zuständigen Personen zugewiesen, mit Fristen geprüft und freigegeben – transparent und revisionssicher dokumentiert.
Für welche Unternehmensgröße lohnt sich eine Rechnungsfreigabe-Software?▾
Schon ab wenigen Mitarbeitenden mit getrennten Zuständigkeiten. Sobald mehr als eine Person Rechnungen prüft oder freigibt, entstehen ohne System Liegezeiten, Skonto-Verluste und fehlende Nachvollziehbarkeit. BilanzPilot ist ab 1 Nutzer buchbar und wächst mit.
Kann ich Freigaberegeln selbst definieren?▾
Ja. Im Regel-Editor legen Sie fest, wer ab welchem Betrag, für welchen Lieferanten oder welche Kategorie freigeben muss – auch mehrstufig (z. B. Teamleitung bis 1.000 €, Geschäftsführung darüber). Vertretungen und Delegationen sind eingebaut.
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig freigegeben wird?▾
Jeder Vorgang hat eine Frist. Wird sie verletzt, eskaliert BilanzPilot automatisch an die nächste Stufe und benachrichtigt die Verantwortlichen – sichtbar markiert in der Freigabe-Inbox. So gehen weder Skontofristen noch Zahlungsziele verloren.
Ist die Freigabe auch mobil möglich?▾
Ja. Freigaben funktionieren im Browser auf jedem Gerät – inklusive mobiler Ansicht für unterwegs. Geschäftsführung und Teamleitungen können Rechnungen also auch von unterwegs freigeben.

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