BilanzPilot
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E-Rechnung-Software

XRechnung & ZUGFeRD:
E-Rechnungen erstellen, empfangen, umwandeln.

Die E-Rechnungspflicht kommt schrittweise für jedes Unternehmen in Deutschland. Mit BilanzPilot sind Sie heute schon vollständig vorbereitet: E-Rechnungen in beide Richtungen, Validierung nach EN 16931 – und die automatische Umwandlung von PDF-Rechnungen in strukturierte E-Rechnungen. Ab 19,99 € im Monat.

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E-Rechnungspflicht in Deutschland

Diese Fristen sollten Sie kennen

Das Wachstumschancengesetz macht die E-Rechnung im B2B-Geschäft zur Pflicht – in Stufen. Wer früh umstellt, spart sich den Stress am Stichtag.

1

Seit 01.01.2025

Empfangspflicht für alle: Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach allein reicht nicht für die geordnete, revisionssichere Verarbeitung.

2

Ab 01.01.2027

Versandpflicht (Stufe 1): Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig.

3

Ab 01.01.2028

Versandpflicht für alle: Die E-Rechnung wird für sämtliche inländischen B2B-Umsätze verpflichtend – unabhängig von der Unternehmensgröße. Spätestens jetzt braucht jedes Unternehmen eine saubere Lösung.

PDF in XRechnung umwandeln

Aus alten PDF-Rechnungen werden gültige E-Rechnungen

Ihre Lieferanten schicken noch PDFs? Kein Problem: BilanzPilot liest empfangene PDF-Rechnungen mit KI-gestützter Belegerkennung aus und konvertiert sie in strukturierte E-Rechnungen – geprüft, validiert und revisionssicher archiviert.

  • PDF, Scan oder Foto rein – strukturierte E-Rechnung raus
  • Unsichere Erkennungen landen in der Review Queue statt im System
  • Jede XML-Rechnung wird menschenlesbar visualisiert
E-Rechnung-Software: PDF-Rechnungen in XRechnung umwandeln und E-Rechnungen ansehen
XRechnung und ZUGFeRD erstellen: Rechnungseditor mit acht Exportformaten

XRechnung & ZUGFeRD erstellen

Ausgangsrechnungen in jedem Pflichtformat – mit einem Klick

Schreiben Sie Ihre Rechnung wie gewohnt – BilanzPilot erzeugt daraus das Format, das Ihr Kunde verlangt: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für Geschäftskunden, klassisches PDF für alle anderen.

  • Export als XRechnung, ZUGFeRD, UBL, PDF, PDF/A-3, CSV & JSON
  • Validierung nach EN 16931 mit verständlichen Fehlerhinweisen
  • Eigene Layouts mit Logo und Textbausteinen

XRechnung vs. ZUGFeRD

Welches Format brauchen Sie?

Beide sind gültige E-Rechnungsformate nach EN 16931 – BilanzPilot beherrscht beide, Sie müssen sich nicht entscheiden.

EigenschaftXRechnungZUGFeRD
AufbauReines XML (maschinenlesbar)PDF mit eingebettetem XML (hybrid)
Für Menschen lesbarNur mit Viewer – in BilanzPilot integriertJa, als normales PDF
Typischer EinsatzBehörden & öffentliche AuftraggeberB2B-Geschäftsverkehr
EN-16931-konform✓✓
In BilanzPilot erstellen✓✓
In BilanzPilot empfangen & validieren✓✓

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Gut zu wissen

Was ist eine E-Rechnung – und ist ein PDF eine E-Rechnung?▾
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, denn es enthält keine strukturierten Daten. BilanzPilot wandelt PDF-Rechnungen deshalb automatisch in echte E-Rechnungen um.
Ab wann ist die E-Rechnung für mein Unternehmen Pflicht?▾
Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Der verpflichtende Versand folgt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze.
Wie wandle ich eine PDF-Rechnung in eine XRechnung um?▾
In BilanzPilot laden Sie die PDF-Rechnung einfach hoch oder leiten sie per E-Mail weiter. Die KI-gestützte Belegerkennung extrahiert Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Lieferantendaten und erzeugt daraus eine validierte XRechnung. Unsichere Fälle werden Ihnen zur Prüfung vorgelegt – nichts geht ungeprüft ins Archiv.
Prüft BilanzPilot, ob meine E-Rechnung gültig ist?▾
Ja. Jede erstellte und jede empfangene E-Rechnung wird gegen die Norm EN 16931 validiert. Fehler werden verständlich erklärt – Sie sehen sofort, welches Feld betroffen ist und wie Sie es korrigieren.
Was kostet eine E-Rechnung-Software?▾
Bei BilanzPilot ist die komplette E-Rechnungsfunktion bereits im Paket „Rechnung Start" für 19,99 € pro Nutzer und Monat enthalten – inklusive XRechnung, ZUGFeRD, PDF-Umwandlung und Validierung. Monatlich kündbar, direkt online buchbar.

Heute umstellen, am Stichtag entspannt sein.

E-Rechnungen erstellen, empfangen, validieren und umwandeln – ab 19,99 € im Monat, direkt online buchbar und monatlich kündbar.

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